Faut-il dématérialiser les fiches sanitaires ?

La fiche sanitaire de liaison recense les informations médicales utiles à l’encadrement : vaccinations, allergies, traitements, antécédents, recommandations des responsables légaux. Rien n’oblige à la garder sur papier — mais tout oblige à la traiter avec précaution.

Ce que la dématérialisation apporte

• Des fiches lisibles et complètes. Fini le formulaire manuscrit illisible ou à moitié rempli. Les champs obligatoires sont vérifiés à la saisie.
• Une mise à jour d’une saison à l’autre. La famille repart de la fiche existante et ne corrige que ce qui a changé.
• Un accès terrain immédiat. L’animateur retrouve en quelques secondes les allergies de son groupe, y compris hors connexion.
• Moins de papier sensible qui circule. Pas de classeur oublié dans un car.

Les règles à respecter

La fiche sanitaire contient des données de santé, une catégorie particulièrement protégée par le RGPD. En pratique :

1. Accès restreint. Seules les personnes habilitées de l’accueil doivent pouvoir consulter une fiche, et uniquement celles dont elles ont besoin.
2. Chiffrement. Les données doivent être chiffrées au stockage et en transit.
3. Durée de conservation limitée. La fiche n’a pas vocation à être conservée des années après le séjour. Prévoyez une purge automatique.
4. Information des familles. Elles doivent savoir qui traite la donnée, pourquoi, combien de temps, et comment exercer leurs droits.
5. Hébergement maîtrisé. Privilégiez un hébergement dans l’Union européenne.

Le bon compromis

Garder la possibilité d’imprimer une fiche pour le trousseau de secours, tout en travaillant au quotidien sur la version en ligne. C’est le meilleur des deux mondes : la robustesse du papier là où le réseau manque, la rigueur du numérique partout ailleurs.

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Dans Koloni, les fiches sanitaires sont renseignées et signées par les responsables légaux, chiffrées, à accès restreint, et exportables pour le trousseau de secours.