Check-list de départ en séjour : 30 points à vérifier avant le bus

Mode d'emploi : cette check-list est conçue pour être utilisée les 48 à 72 heures avant le départ, et une dernière fois le matin J. Les points marqués (J-2 minimum) doivent impérativement être vérifiés en amont — pas le matin du départ.

1. Documents administratifs et réglementaires (J-2 minimum)

• ☐ Accusé d'enregistrement TAM téléchargé et imprimé
• ☐ Projet pédagogique finalisé et accessible à toute l'équipe
• ☐ Liste nominative des mineurs avec noms, prénoms et dates de naissance
• ☐ Attestation d'assurance responsabilité civile à jour et couvrant les dates du séjour
• ☐ Autorisations parentales pour les activités à risque (si applicable)
• ☐ Autorisation de sorties du territoire (pour séjours à l'étranger)

2. Fiches sanitaires de liaison

• ☐ Fiche sanitaire de chaque mineur reçue et classée
• ☐ Allergies alimentaires et médicales signalées à l'équipe cuisine / prestataire
• ☐ Traitements médicaux en cours identifiés, médicaments récupérés avec ordonnances
• ☐ PAI (Projet d'Accueil Individualisé) si des mineurs concernés sont dans le groupe
• ☐ Numéros de téléphone des responsables légaux vérifiés et accessibles

3. Équipe d'encadrement

• ☐ Taux d'encadrement vérifié et conforme (cf. ratios réglementaires selon l'âge)
• ☐ Copies des diplômes de chaque animateur en votre possession
• ☐ Rôles et responsabilités de chaque animateur clairement définis et communiqués
• ☐ Référent premiers secours identifié dans l'équipe
• ☐ Numéro de téléphone de chaque animateur collecté et partagé

4. Matériel et pharmacie

• ☐ Trousse de premiers secours complète et à jour (vérifier péremption des produits)
• ☐ Registre d'infirmerie vierge embarqué
• ☐ Médicaments des mineurs sous traitement conditionnés et étiquetés
• ☐ Téléphone du directeur chargé et numéros d'urgence enregistrés (15, 17, 18, 112, médecin local)
• ☐ Matériel spécifique aux activités prévues vérifié et chargé

5. Logistique et transport

• ☐ Transporteur confirmé et coordonnées du chauffeur en votre possession
• ☐ Heure et lieu de rendez-vous communiqués aux familles et à l'équipe
• ☐ Plan de chargement des bagages prévu (accès aux sacs de pharmacie en priorité)
• ☐ Accès au lieu d'accueil confirmé : contact de la personne sur place, clés ou code d'accès
• ☐ Numéro du prestataire repas (si restauration extérieure) ou stock alimentaire pour le premier repas

6. Communication et affichage

• ☐ Numéro de téléphone du directeur communiqué aux familles
• ☐ Numéros d'urgence et adresse exacte du lieu de séjour préts à l'affichage
• ☐ Modalités et fréquence des nouvelles communiquées aux familles (newsletter, appel, groupe WhatsApp...)
• ☐ Charte informatique et règlement intérieur imprimés en nombre suffisant

Le bonus : votre checklist mentale du matin J

Le matin du départ, après avoir coché tous les points ci-dessus, posez-vous ces trois questions :

1. Est-ce que je sais où est chaque mineur en ce moment ?
2. Si un enfant fait une réaction allergique dans une heure, est-ce que j'ai tout ce qu'il faut ?
3. Si la DDETSPP débarque à l'accueil demain matin, est-ce que mon dossier est prêt ?

Si la réponse aux trois est oui, vous pouvez monter dans le bus.

Koloni : la check-list intégrée à votre gestion de séjour

Plutôt que d'imprimer cette liste à chaque séjour, Koloni vous permet de gérer l'ensemble de ces éléments depuis une seule interface : fiches sanitaires, documents réglementaires, liste d'équipe, suivi des pièces manquantes. Le tout accessible depuis votre téléphone.